Tiedostojen lataaminen ja hallinta Google Formsilla

Yksi suosituimmista Googlen työkaluista, Google Forms, on hyödyllinen kyselyjä luotaessa ja analysoitaessa. Viimeaikaiset päivitykset ovat tuoneet entistä enemmän hienoja ominaisuuksia jo ennestään erinomaiseen palveluun. Olitpa rekrytoija, joka tarvitsee ansioluetteloita hakijoilta, tai kenties ohjaaja, jonka on kerättävä läksyjä opiskelijoiltaan, voit nyt antaa muiden lähettää tiedostoja suoraan Google-lomakkeeltasi.

Tiedostojen lataaminen ja hallinta Google Formsilla

Tiedoston latauspainikkeen lisääminen Google-lomakkeellesi

Tiedoston latauspainikkeen lisääminen tekee eron lomakkeista.

  1. Kun luot uutta Google-lomaketta, voit lisätä kysymyksiä useilla ennalta määritetyillä vaihtoehdoilla. Valitse viimeinen osio ja napsauta "⊕"-kuvaketta (ympyrä plus) oikealla olevista vaihtoehdoista. Tämä vaihe lisää lomakkeeseen uuden kysymyksen (osion).

  2. Napsauta kysymyskehyksen oikeassa yläkulmassa olevaa pudotusvalikkoa (yleensä otsikko "Monivalinta").

  3. Valita "Tiedoston lataus" luettelosta.

  4. Valitse "Jatkaa" salliaksesi tiedostojen lataamisen Google Driveen.

  5. Kirjoita kysymyksesi ja muokkaa lataussääntöjäsi. Google Forms hyväksyy muutokset automaattisesti – niitä ei tarvitse tallentaa tai napsauttaa mitään.

  6. Google Form -käyttäjät näkevät nyt "Lisää tiedosto" -vaihtoehto lomakkeen Lataa tiedosto -osiossa.

  7. Käyttäjät lähettävät tiedostoja yllä määrittämiesi kriteerien perusteella, tarkastelevat sitten latausluetteloaan ja valitsevat sen "Lataa" ne Drive-tilillesi.

Useiden tiedostojen lähettäminen Google Formsista

Kuten useimmat tiedostojen lataamisen sallivat Internet-palvelut, et voi ladata koko kansiota kerralla. Yksittäiset tiedostot on lisättävä erikseen Google Formsissa.

Jos esimerkiksi lomakettasi käytetään työnhakijoille, suunnittelet sen lataamaan heidän ansioluettelonsa erillään saatekirjeistä.

Vastaavasti, jos tarvitset heidän ansioluettelonsa, valokuvansa ja skannatun henkilötodistuksensa, Google-lomakkeessasi on kolme latauspainiketta – yksi kullekin pyydettylle asiakirjalle.

Tiedostojen tallennus- ja omistajuusasetukset

Kaikki Google-lomakkeistasi ladatut tiedostot tallennetaan Google Driveen siististi ja kätevästi.

Jokainen Lomakkeen kysymyksen/osion otsikkoa käytetään uuden kansion nimenä. Tiettyä osiota vastaavat ladatut kohteet tallennetaan siihen liittyvään kansioon, joten prosessi on suhteellisen automatisoitu eikä vaadi manuaalista järjestämistä.

Jos sinun täytyy milloin tahansa käydä tietyssä Google Formsin kansiossa ja hakea tiedosto, siirry "hallintapaneeliin" ja valitse sitten "Vastaukset" -välilehti. Kun olet siellä, napsauta "Näytä kansio" -painiketta, joka sijaitsee ikkunan oikeassa alakulmassa.

Jos päätät linkittää jonkin lomakkeistasi Google Sheetsiin, voit seurata kaikkia ladattuja tiedostoja "Vastaukset" tietyn laskentataulukon välilehti. Jokaisessa tiedostossa on myös suora linkki pääsyn helpottamiseksi.

Vastaajat, jotka lataavat tiedostoja suoraan Google Drivestaan, luovat automaattisesti kopion alkuperäisestä tiedostostaan. Kun tiedosto on ladattu, sinusta (lomakkeen omistajasta) tulee myös kopion omistaja. Alkuperäinen tiedosto jää kuitenkin vain omistajansa nähtäville, ellei sitä ole asetettu julkiseksi.

Lataajat seuraavat kaikkia näitä toimintoja Google Drive -sivupalkissaan.

Lähetysvalmiiden lomakkeiden vieminen Form Publisherin avulla

"Form Publisher" on suosittu Google Forms -laajennus, joka muuttaa täytetyt lomakkeet automaattisesti Google-asiakirjoiksi helpottamaan jakamista ja tarkistamista. Sen sijaan, että käytät jokaista sovellusta hallintapaneelista ja etsit niihin liittyviä tiedostoja Drive-kansioistasi, voit tehdä sen ne kaikki muunnetaan automaattisesti siistirakenteisiksi PDF-tiedostoiksi nopeaa tarkistusta varten.

Jos haluat käyttää Form Publisher -palvelua latausta käyttävien Google Forms -lomakkeiden kanssa, voit tehdä kaksi asiaa. Voit joko lisätä suoran linkin lähetettyyn tiedostoon tai näyttää linkin suoraan asiakirjassa, jos tiedosto on PNG-, JPG- tai GIF-kuva. Jälkimmäinen on uskomattoman kätevä, koska sen avulla voit tulostaa täydellisiä lomakkeita ja tarkastella niitä tarvittaessa offline-tilassa.

Johtopäätös

Kuten näet, Google Formsin tiedostojen latauspainike on epäilemättä hyödyllinen, jos olet HR-edustaja, joka käsittelee runsaasti ansioluetteloita, tai ohjaaja, jonka monet opiskelijat lähettävät kotitehtäviään. Lomakkeesi tarkoituksesta riippumatta loppukäyttäjät voivat nyt ladata tiedostoja suoraan Google-lomakkeestasi. Tiedostot tallennetaan Google Driveen siististi erillisiin kansioihin järjestettynä.