Jos kirjoitat kirjaa tai tutkimuspaperia, saatat joutua lisäämään sisällysluettelon alkuun. Monet ihmiset luovat sisällysluettelonsa manuaalisesti, ja se on varmasti yksi tapa tehdä se. Manuaalisesti luotu taulukko vie kuitenkin aikaa, siinä voi esiintyä muotoilun epäjohdonmukaisuuksia, ja se on päivitettävä käsin aina, kun asiakirjan osio muuttuu.
Onneksi on paljon helpompi tapa käsitellä sisällysluetteloa, jos käytät Microsoft Word 2016 for Mac -ohjelmaa. Word ei voi luoda sinulle vain sellaista asiakirjaan käyttämiesi tyylien perusteella, vaan se voi myös päivittää asioita yhdellä napin painalluksella, kun asiakirjasi muuttuu. Ei enää aikaa kuluttaa sivunumeroiden jäljittämiseen ja oikolukemiseen! Teillä ei ole aavistustakaan, kuinka iloiseksi se tekee minut, joten katsotaanpa, kuinka voit luoda sisällysluettelon Word 2016 for Macissa.
Vaihe 1: Lisää tyylejä asiakirjaan
Microsoft Wordin automaattinen sisällysluettelo luottaa tyylejä, jotka ovat asiakirjassasi käyttämiäsi erikoismuotoja, jotta Word tietää, mitkä tekstisi osat ovat otsikoita, alaotsikoita, kappaleita ja niin edelleen. Siksi sisällysluettelon automaattisen luomisen ensimmäinen vaihe on varmistaa, että asiakirjassasi on käytetty asianmukaisia tyylejä.
Aloita valitsemalla ensimmäinen luku tai otsikko korostamalla se asiakirjassasi.
Siirry seuraavaksi Wordin työkalupalkkiin (tai "nauhaan", kuten Microsoft sen ihanasti nimesi) ja Koti -välilehteä, napsauta Tyylit -painiketta. Valitse näkyviin tulevasta avattavasta luettelosta Otsikko 1 määrittääksesi valitsemasi tekstin ensimmäiseksi ensisijaiseksi otsikoksi. Huomaa, että jos Word-ikkuna on tarpeeksi leveä, saatat nähdä tyylivaihtoehdot suoraan työkalupalkissa "Tyylit"-painikkeen sijaan. Valitse tässä tapauksessa haluamasi otsikotyyli suoraan tai napsauta luettelon alareunassa olevaa pientä alaspäin osoittavaa nuolta laajentaaksesi kaikkia tyylivaihtoehtoja.
Jos asiakirjassasi on alaotsikot, valitse ensimmäinen ja toista yllä olevat vaiheet valitsemalla tällä kertaa Otsikko 2. Toista nämä vaiheet tarpeen mukaan, niin saat jotain alla olevan kuvakaappauksen kaltaista. Muista, että käytät näitä tyylejä varsinaisessa asiakirjassasi etkä käsin luotuun sisällysluetteloon, joka sinulla saattaa jo olla. Kuvakaappauksista teksti on jätetty pois yksinkertaisuuden vuoksi. Varsinaisessa asiakirjassasi on tekstikappaleita kunkin luvun ja alaotsikon välissä.
Vaihe 2: Luo sisällysluettelo
Kun olet lisännyt kaikki haluamasi otsikot ja alaotsikot, aseta kohdistin kohtaan, jossa haluat automaattisesti luodun sisällysluettelosi näkyvän. Voit esimerkiksi haluta lisätä uuden tyhjän sivun asiakirjasi alkuun (Lisää > Tyhjä sivu Word-työkaluriviltä). Kun olet siellä, napsauta Viitteet -välilehti työkalupalkissa.
Viitteet-välilehden vasemmassa reunassa näet painikkeen Sisällysluettelo. Napsauta sitä avataksesi avattavan luettelon eri tavoista, joilla Word voi muotoilla taulukon puolestasi.
Napsauta jotakin tyyleistä valitaksesi sen, ja Word luo sisällysluettelosi automaattisesti määrittämääsi sijaintiin.
Vaihe 3: Päivitä sisällysluettelosi automaattisesti
Yllä olevilla vaiheilla luodussa taulukossa luetellaan määrittämiesi otsikoiden ja alaotsikoiden nykyiset nimet sekä kunkin nykyiset sivunumerot. Mutta tässä on tämän menetelmän suurin osa: voit jatkaa dokumentin muokkaamista – lisätä tai poistaa otsikoita, lisätä tekstiä, muuttaa fontteja ja tyylejä jne. – ja kun olet valmis, palaa takaisin Viitteet -välilehti ja napsauta "Päivitä taulukko" -painiketta (näkyy punaisella nuolella alla olevassa kuvakaappauksessa).
Word päivittää sisällysluettelosi välittömästi vastaamaan kaikkia muutoksia, mukaan lukien kunkin merkinnän päivitetyt sivunumerot. Muista vain käyttää otsikkotyylejä tarpeen mukaan, kun muokkaat asiakirjaa, niin sinun ei koskaan tarvitse huolehtia siitä, että lukujen otsikot tai sivunumerot eivät vastaa sisällysluetteloa. Näppärä! Minun on myönnettävä, että en ole Wordin suurin fani, vaikka se onkin tehokas, mutta pidän tästä ominaisuudesta paljon.