Yksi parhaista tuottavuusvinkeistä on viikon suunnittelu, varsinkin jos sinulla on paljon kokouksia. Hyvä uutinen on, että voit ajoittaa useita Zoom-kokouksia etukäteen. Kahta tai useampaa kokousta ei kuitenkaan voi pitää samanaikaisesti.
Tässä artikkelissa selitämme kaiken, mitä sinun tulee tietää Zoom-kokousten ajoittamisesta.
Useiden kokousten ajoittaminen
Eri aikoina järjestettävien tapaamisten ajoittamisessa ei ole rajoituksia. Kuten tiedät, jokaisella kokouksella on oma henkilökohtainen tunnus. Siksi sinun on vain varmistettava, että lähetät kutsun muille osallistujille. Tässä on nopein tapa ajoittaa kokous:
- Kirjaudu sisään Zoomiin.
- Napauta Aikataulu-kuvaketta.
- Kirjoita kokouksen nimi tai aihe.
- Valitse päivämäärä ja aika.
- Anna kokouksen kesto.
- Valitse aikavyöhykkeesi.
- Valitse kalenteri, jota haluat käyttää kokouksen ajoittamiseen. Voit käyttää Google-kalenteria, Outlookia tai mitä tahansa muuta tavallisesti käyttämääsi kalenteria.
- Vahvista kokous napsauttamalla Tallenna.
Valitettavasti ei ole oikotietä eri kokousten ajoittamiseen kerralla. Sovellus olettaa, että kaikilla Zoom-istunnoillasi ei ole samaa kestoa, samaa aihetta jne. Siksi sinun on toistettava tämä prosessi kaikille ajoitetuille kokouksille (jos niillä on erilaiset tiedot).
Jos kuitenkin haluat ajoittaa toistuvia tapaamisia, meillä on sinulle apua. Jos sinulla on tiimikokous joka keskiviikko klo 10, se ei tarkoita, että sinun on käytävä läpi tämä pitkä prosessi joka viikko. Seuraavassa osiossa näytämme, kuinka voit ajoittaa tällaisen tapaamisen jopa vuotta etukäteen.
Toistuvien tapaamisten ajoittaminen
Toistuvien kokousten ajoittaminen tarkoittaa, että voit ajoittaa useampia kokouksia samalla kokoustunnuksella. Se tarkoittaa myös, että kaikki yksityiskohdat, kuten aika ja kesto, ovat samat.
Voit valita, pidetäänkö kokous päivittäin, viikoittain vai kuukausittain. Näin voit tehdä neljännesvuosittaisen tai jopa vuosittaisen aikataulusi kerralla. Muista, että kokoustunnus vanhenee vuoden kuluttua. Vaikka olet saattanut pitää kokouksen joka viikko 52 viikon ajan, sinun on ajoitettava se uudelleen.
Voit käyttää sekä Google-kalenteria että Outlookia toistuvien kokousten ajoittamiseen. Tämä voidaan tehdä joko puhelimesta tai kannettavasta tietokoneesta. Mutta suosittelemme käyttämään työpöytää, koska se on nopeampi.
Google-kalenteri
Google-kalenteri on Zoomin käyttäjien suosituin työkalu. Näin voit käyttää sitä toistuvien kokousten ajoittamiseen:
- Kirjaudu sisään Zoomiin.
- Napauta Aikataulu-kuvaketta.
- Napsauta kohtaamisasetukset.
- Valitse Toistuva kokous.
- Napsauta Tallenna-painiketta ja avaa sitten Google-kalenteri.
- Kirjaudu sisään Google-tilillesi.
- Salli Zoomin käyttää tiliäsi.
- Google-kalenteri luo sitten tapahtuman, jossa on Zoom-kokouksen tiedot.
- Avaa avattava valikko kokouksen ajankohdan alla.
- Valitse haluamasi toistumisvaihtoehto.
- Napsauta Tallenna.
Kun avaat pudotusvalikon, voit valita eri toistumisvaihtoehdoista. Voit valita, pidetäänkö kokous päivittäin, viikoittain vai kuukausittain. Voit myös ajoittaa kokouksen jokaiselle työpäivälle, joka keskiviikko tai jopa joka kuukauden ensimmäinen torstai.
Jos et löydä haluamaasi vaihtoehtoa, napsauta Mukautettu ja luo toinen vaihtoehto.
Näkymät
Toisaalta, jos käytät Outlook-kalenteria, sinun on tehtävä seuraavat:
- Kirjaudu sisään Zoomiin.
- Napauta Aikataulu-kuvaketta.
- Napsauta kohtaamisasetukset.
- Valitse Toistuva kokous.
- Napsauta Tallenna-painiketta ja avaa sitten Outlook-kalenteri.
- Valitse kokouksesi ja napauta Toistuva.
- Valitse haluamasi toistumisvaihtoehto.
- Napsauta Ok.
Outlook-käyttäjillä on kolme parametria. Voit valita kokousten tiheyden (kuukausi, viikko jne.), välin ja tietyt päivät, jolloin haluat kokouksen pidettävän.
Aikataulu, aikataulu, aikataulu
Toivomme, että tämä artikkeli auttoi sinua suunnittelemaan Zoom-kokouksia nopeammin ja helpommin. Koska ajoitus on välttämätöntä ajan ja resurssien järjestämisessä. Hienoa Zoomissa on, että se on yhteensopiva erilaisten organisaatiotyökalujen ja kalentereiden kanssa.
Miten yleensä järjestät tapaamisesi? Onko sinulla koskaan ollut ongelmia useiden kokousten ajoittamisessa Zoomissa? Kerro meille alla olevassa kommenttiosassa.